إنشاء مُعاملة جديدة

على حسب الصلاحيات المُتوفرة لديك، تستطيع إنشاء مُعاملة جديدة بالنقر فوق زر "إضافة معاملة" الموجود في أعلى شاشة المُعاملات الرئيسية ثم قم باختيار فئة المُعاملة المطلوبة من قائمة فئات المعاملات.

- تتمكن شاشة إنشاء / تعديل المعاملة من دعم 100 مستخدم متزامن في نفس الوقت.

- شاشة إنشاء / تعديل المعاملة تتمكن من دعم 35 ألف مستخدم كعدد كلي من المستخدمين.

- هذه الأعداد من المستخدمين لن تؤثر سلبا على سرعة استجابة شاشة إنشاء / تعديل المعاملة، وبالتالي لن يشعر المستخدمون بأي بطء خلال استخدامهم للشاشة.

أولاً : وارد خارجي

عند اختيار "وارد خارجي" من القائمة أعلاه سيتم توجيهك إلى صفحة "وارد خارجي جديد":

بيانات المُعاملة

يمثل الجدول التالي وصف توضيحي:

الرقم	الوصف
1	أدخل موضوع المُعاملة في حقل "موضوع المعاملة" .
2	اختر طريقة الاستلام من قائمة "استلمتها".
3	اختر تاريخ استلام المُعاملة، بالنقر فوق زر اختيار التاريخ ثم اختر التاريخ المطلوب من الرزنامة .
4	ابدأ بإدخال اسم الجهة الخارجية التي وردت منها المعاملة ، مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة
5	ابدأ بإدخال اسم الجهة الداخلية الموجه إليها المعاملة ، مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة
6	أدخل رقم وارد الجهة الخارجية (إن وجد).
7	اختر تاريخ وارد الجهة الخارجية بالنقر فوق زر اختيار التاريخ ثم اختيار التاريخ من الرزنامة.
8	اختر نوع المعاملة من قائمة "نوع المعاملة".
9	اختر تصنيف المعاملة من قائمة "تصنيف المعاملة".

خصائص أخرى

اختر الخيارات المطلوبة لتحديد السرية و درجة ودرجة الأهمية لهذه المُعاملة.

المرفقات العينية

أدخل عدد المرفقات العينية ووصفها (إن وجدت).

الترفيف

بإمكانك هنا تحديد معلومات الترفيف الخاصة بهذه المُعاملة، إذ تستطيع تحديد ما إذا كانت إلكترونية بالكامل، أو اختيار أن يتم التخزين في مبنى الإدارة المركزية، أو اختيار "التخزين في موقع مختلف" الذي يمكنك من إضافة وصف لموقع مختلف.

للمُتابعة

أدخل اسم الشخص المسؤول عن متابعة المعاملة ، مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة بحيث يقوم النظام باقتراح الأسماء التي تحتوي على الحروف التي قمت بإدخالها.

ملاحظات عامة

• لن تتمكن من إنشاء المُعاملة إلا بعد إدخال الحقول المطلوبة المتبوعة برمز النجمة .
• في أي وقت تستطيع النقر فوق زر الإلغاء لإغلاق النافذة من غير حفظ.
• انقر فوق الزر لإنشاء المُعاملة، بعد النقر، سوف يتم إضافتها تلقائياً في صندوق غير مرسل بعد التابع للشخص الذي قام بإنشائها ، بحيث يُمكنه النظام من القيام بعدة إجراءات عليها أهمها الإحالة.
• عند إضافة أو تعديل أحد المواعيد النهائية للإجراءات أو المُعاملة الكلية، سوف يتم تنبيه المستخدم في نافذة التذكيرات.

مثال

إذا قام موظف الوارد " أحمد محمد" بإضافة مُعاملة جديدة موجهة إلى " قسم الاتصالات الإدارية" التي يديرها " عبدالله علي"، بعد حفظ المُعاملة سيتم توجيه " أحمد محمد" إلى النافذة "المُعاملة - نظرة عامة" ،عليه أولاً أن يقوم بطباعة الرمز، ثم إضافة المرفقات، ثم إحالتها ، بحيث يقوم النظام بإدراج " قسم الاتصالات الإدارية" بشكل تلقائي في حقل "مُحالة إلى" ويعين النظام " " ، بعد الإحالة ، سيتمكن " عبدالله علي" من استقبالها في صندوق " لي بصفتي مديراً" ، بحيث يتمكن من إدارة المُعاملة والقيام بعمل الإجراء المطلوب ، كما وسيقوم النظام بحفظ نسخة منها في صندوق المعاملات المحالة مني التابع للمستخدم " أحمد محمد"

ثانياً : صادر خارجي

عند اختيار "صادر خارجي" من القائمة، سيتم توجيهك إلى صفحة "صادر خارجي جديد":

تسديد المُعاملة

أدخل المُعاملة المراد تسديدها بالمُعاملة قيد الإنشاء:

- من جزئية التسديد أعلاه، من خلال القائمة المنسدلة: يقوم المستخدم باختيار المعاملة / المعاملات التي يريد تسديدها

- في حال كان إعداد “إنهاء أو حفظ المعاملات المسددة" مفعلا في إدارة النظام – إعدادات المعاملات – الإعدادات العامة: فإنه في شاشة إنشاء المعاملة، في قسم التسديد، سيظهر مربع الاختيار "إنهاء جميع المعاملات المُسَدَّدة" على مستوى جميع المعاملات التي قام المستخدم بإضافتها داخل قسم التسديد، كما هو ظاهر أعلاه، بحيث يظهر مربع الاختيار في حال تم إضافة معاملة واحدة أو أكثر ، وذلك من أجل إنهاء وحفظ المعاملات التي يتم تسديدها.

- يجب أن يسمح النظام بأن يتم تسديد معاملة واحدة أو أكثر بحسب قواعد التسديد المعرفة في إدارة النظام.

معلومات المُعاملة

 

الرقم	الوصف
1	أدخل موضوع المُعاملة في هذا الحقل .
2	اختر طريقة الإرسال من القائمة المنسدلة "أرسلتها".
3	أدخل رقم البوليصة في حقل "رقم البوليصة"
4	اختر تاريخ الصادر بالنقر فوق زر اختيار التاريخ ثم اختر التاريخ من رزنامة "تاريخ الصادر".
5	ابدأ بإدخال اسم الجهة الداخلية المعدة للخطاب في حقل "الجهة المعدة للخطاب" ، مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة
6	ابدأ بإدخال اسم الجهة الخارجية المطلوبة في حقل "موجهة إلى"، مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة
7	اختر نوع المعاملة من قائمة "نوع المعاملة".
8	اختر التصنيف المطلوب من قائمة "تصنيف المعاملة".

المرفقات العينية

أدخل عدد المرفقات العينية ووصفها (إن وجدت).

خصائص أخرى

اختر الخيارات المطلوبة لتحديد السرية و درجة الأعجلية ودرجة الأهمية لهذه المُعاملة.

الترفيف

بإمكانك هنا تحديد معلومات الترفيف الخاصة بهذه المُعاملة، إذ تستطيع تحديد ما إذا كانت إلكترونية بالكامل، أو اختيار أن يتم التخزين في مبنى الإدارة المركزية، أو اختيار "التخزين في موقع مختلف" الذي يمكنك من إضافة وصف لموقع مختلف.

للمُتابعة

أدخل اسم الشخص المسؤول عن متابعة المعاملة ، مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة بحيث يقوم النظام باقتراح الأسماء التي تحتوي على الحروف التي قمت بإدخالها.

ملاحظات عامة

• لن تتمكن من إنشاء المُعاملة إلا بعد إدخال الحقول المطلوبة المتبوعة برمز النجمة .
• في أي وقت تستطيع النقر فوق زر الإلغاء لإغلاق النافذة من غير حفظ.
• انقر فوق الزر لإنشاء المُعاملة، بعد النقر، سوف يتم إضافتها تلقائياً في صندوق غير مرسل بعد التابع للشخص الذي قام بإنشائها ، بحيث يُمكنه النظام من القيام بعدة إجراءات عليها أهمها الإحالة.
• عند إضافة أو تعديل أحد المواعيد النهائية للإجراءات أو المُعاملة الكلية، سوف يتم تنبيه المستخدم في نافذة التذكيرات.

مثال

إذا قام موظف الصادر" أحمد محمد" بإنشاء مُعاملة صادر جديدة موجهة إلى " الديوان الملكي" ، وكانت الجهة المُعدة للخطاب هي " قسم الاتصالات الإدارية" الذي يديره " عبدالله علي"، عند حفظ المُعاملة من قبل " أحمد محمد" سيتم توجيهه إلى النافذة "المُعاملة - نظرة عامة" بحيث يقوم النظام تلقائياً بإرسال صورة إلى " قسم الاتصالات الإدارية" ويحدد " " كمسؤول عن المُعاملة، كما سيقوم النظام تلقائياً بتغير حالتها إلى محفوظة بعد الإحالة.

ثالثاً: داخلي

عند اختيار "داخلي" من القائمة، سيتم توجيهك إلى صفحة "داخلي جديد":

الرقم	الوصف
1	أدخل موضوع المُعاملة في حقل موضوع المعاملة .
2	اختر تاريخ المعاملة بالنقر فوق الزر ثم اختر التاريخ المطلوب من الرزنامة.
3	اختر نوع المعاملة من قائمة نوع المعاملة.
4	اختر التصنيف المطلوب من قائمة تصنيف المعاملة.
5	اختر الجهة الداخلية المعدة للخطاب
6	اختر الجهة الداخلية الموجه إليها الخطاب
7	ابدأ بإدخال الكلمات المفتاحية، مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة
8	ابدأ بإدخال عدد المرفقات العينية إن وجدت
9	ابدأ بإدخال وصف المرفقات العينية إن وجدت
10	اختر خيارات السرية للمعاملة
11	ابدأ بإدخال معلومات الترفيف للمعاملة

خصائص أخرى

اختر الخيارات المطلوبة لتحديد السرية و درجة الأعجلية ودرجة الأهمية لهذه المُعاملة.

ملاحظات عامة

• لن تتمكن من إنشاء المُعاملة إلا بعد إدخال الحقول المطلوبة المتبوعة برمز النجمة .
• في أي وقت تستطيع النقر فوق زر الإلغاء لإغلاق النافذة من غير حفظ.
• انقر فوق الزر لإنشاء المُعاملة، بعد النقر، سوف يتم إضافتها تلقائياً في صندوق غير مرسل بعد التابع للشخص الذي قام بإنشائها ، بحيث يُمكنه النظام من القيام بعدة إجراءات عليها أهمها الإحالة.
• عند إضافة أو تعديل أحد المواعيد النهائية للإجراءات أو المُعاملة الكلية، سوف يتم تنبيه المستخدم في نافذة التذكيرات.

رابعا: قرار

عند اختيار "قرار" من القائمة أعلاه سيتم توجيهك إلى صفحة "قرار داخلي جديد" التي تحتوي على الأجزاء التالية:

معلومات القرار

يمثل الجدول التالي وصف توضيحي:

الرقم	الوصف
1	أدخل موضوع المُعاملة في هذا الحقل .
2	أدخل تاريخ القرار ، بالنقر فوق الزر ثم اختر التاريخ المطلوب من الرزنامة .
3	اختر نوع القرار المطلوب من هذه القائمة.
4	اختر تصنيف القرار المطلوب من هذه القائمة.
5	اختر الجهة الداخلية المعدة للخطاب من القائمة
6	ابدأ بإدخال اسم الجهة الداخلية الموجهة إليها القرار، مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة
7	اختر تاريخ انتهاء القرار بالنقر فوق الزر ثم اختيار التاريخ من الرزنامة.
8	تستطيع اختيار جهات داخلية أخرى لتوجيه القرار إليها، مع إمكانية اختيار الطريقة التي سوف يتم فيها استلام القرار من تلك الجهة: صورة / أصل مكرر / نسخة من الأصل.
9	أدخل الكلمات المفتاحية، مع ملاحظة أن خاصية الاستكمال التلقائي مُفعلة

ملاحظة : إذا كانت لديك الصلاحية المطلوبة، تستطيع إضافة جهة خارجية جديدة ، لمزيد من المعلومات انقر هنا.

المرفقات العينية

أدخل عدد المرفقات العينية ووصفها (إن وجدت).

خصائص أخرى

اختر الخيارات المطلوبة لتحديد السرية و درجة الأعجلية ودرجة الأهمية لهذه المُعاملة.

الترفيف

بإمكانك هنا تحديد معلومات الترفيف الخاصة بهذه المُعاملة، إذ تستطيع تحديد ما إذا كانت إلكترونية بالكامل، أو اختيار أن يتم التخزين في مبنى الإدارة المركزية، أو اختيار "التخزين في موقع مختلف" الذي يمكنك من إضافة وصف لموقع مختلف.

ملاحظات عامة

• لن تتمكن من إنشاء المُعاملة إلا بعد إدخال الحقول المطلوبة المتبوعة برمز النجمة .
• في أي وقت تستطيع النقر فوق زر الإلغاء لإغلاق النافذة من غير حفظ.
• انقر فوق الزر لإنشاء المُعاملة، بعد النقر، سوف يتم إضافتها تلقائياً في صندوق غير مرسل بعد التابع للشخص الذي قام بإنشائها ، بحيث يُمكنه النظام من القيام بعدة إجراءات عليها أهمها الإحالة.
• عند إضافة أو تعديل أحد المواعيد النهائية للإجراءات أو المُعاملة الكلية، سوف يتم تنبيه المستخدم في نافذة التذكيرات.